Les étapes clés pour organiser un événement B2B qui fidélise ses clients

Organiser un événement BtoB est une stratégie efficace pour fidéliser ses clients : il rassemble, fédère, facilite les échanges et entretient une relation privilégiée avec votre public cible. Sortir du cadre professionnel habituel marque les esprits et laisse une bonne impression, à condition d’éviter certaines erreurs. Nous avons répertorié quatre bonnes pratiques à appliquer pour que votre projet s’avère être une réussite.

1. Planifier et préparer son événement

Quel que soit l’événement (salon, congrès, séminaire...), l’une des règles d’or est l’anticipation. Plus vous prendrez de l’avance et plus vous éviterez les déconvenues, les plans B et les problèmes de dernière minute. Pour vous y aider, rien de tel que le rétroplanning. Vous verrez, il est infaillible pour contrer les imprévus liés au manque de temps. Comment ? Il permet de répertorier toutes les étapes à réaliser avant le jour de l’événement, présentées de manière claire, avec à chaque fois, un délai fixe à respecter. Et pour rendre ce planning encore plus efficace, nous vous conseillons d’inscrire le nom d’un référent à côté de chaque mission. Ainsi, chaque membre de l’équipe saura en un coup d’œil quoi faire et en combien de temps. Pratique, non ? Cette méthode de planification vous permettra d’avoir une vision claire sur l’ensemble de l’organisation et de faire facilement des ajustements si nécessaire. Dernier point : n’hésitez pas à ajouter quelques semaines supplémentaires dans votre planning, mieux vaut avoir trop de temps que pas assez.

De plus, le fait d’anticiper augmentera le nombre de clients disponibles le jour de votre événement. D’ailleurs, comment les choisir ? Pour que cela soit pertinent, il est primordial que votre liste d’invités coïncide avec vos objectifs. Si vous souhaitez fidéliser vos clients, commencez par identifier vos clients clés : avec qui souhaitez-vous établir une relation de fidélité à long terme ? Quels sont les clients qui génèrent le plus de revenus pour votre entreprise ? Qui a le plus grand potentiel de croissance ? Proposer une invitation en premier lieu aux clients qui exercent une vraie influence positive sur votre business et qui auront un impact d’autant plus important en devenant fidèles et réguliers.

Au-delà de l’anticipation, la préparation est cruciale pour que votre événement se déroule sans accroc. Dans ce contexte, préparer veut dire penser à tout ! Réserver le lieu, le traiteur et lancer les invitations sont les premières choses auxquelles nous pensons, mais en réalité, vous devez être plus précis. Les différents moyens de transport, la signalétique, le matériel technique, le programme complet avec les horaires… Pour ne rien oublier, visualisez l’ensemble de l’événement étape par étape et, en cas de doute, le brainstorming sera votre meilleur allié.

2. Gérer son budget

L’étape de budgétisation, est incontournable quant à la concrétisation de votre projet. Le but n’est pas d’avoir le plus grand budget possible, mais d’être réaliste et cohérent avec vos ressources financières, vos objectifs et la prestation que vous souhaitez offrir. Votre budget déterminera le type de lieu, les prestations, les services, la restauration, les animations… Et plus globalement, tout ce qui se rapportera à votre projet événementiel. Pour être au plus près de la réalité, n’hésitez pas à demander des devis et à utiliser les prévisions des anciens événements de votre entreprise. Même si les prix peuvent évoluer, ils vous serviront de base. Attention, prévoir un budget global n’est pas suffisant. Vous devez rentrer dans les détails autant que possible. Cela vous permettra de visualiser les proportions de vos dépenses, de les prioriser si besoin et de les suivre plus facilement. Petite astuce : il existe des outils pour vous aider à construire et gérer au mieux votre budget.

En suivant la même logique que le rétroplanning, nous vous recommandons de prévoir une marge de sécurité en gonflant légèrement votre enveloppe prévisionnelle (environ de 5 %) pour éviter les mauvaises surprises.

3. Accorder de l’importance à la communication et au marketing de votre événement

Lorsque vous organisez ce genre de rassemblement, vous devez réussir à susciter l’intérêt de vos clients en mettant en place une communication travaillée et efficace. Votre cible passera à côté de l’événement s’il manque de visibilité. Et si elle n’est pas soignée, c’est l’image de votre entreprise qui en pâtira. La bonne pratique est d’adapter votre stratégie en fonction de votre objectif. Vous souhaitez toucher un maximum de monde ? Dans ce cas, faites-le plus de bruit possible et montrez-vous. Au contraire, vous savez précisément quels clients inviter ? Cette fois, personnalisez vos messages. Votre cible se sentira concernée et vous donnera toute son attention.

N’oubliez pas qu’un événement ne se résume pas au jour J, il commence dès le premier contact avec vos invités, que ce soit via les réseaux sociaux, un e-mail ou un carton d’invitation. Vous devez faire bonne impression, votre communication est le reflet de l’événement que vous organisez.

4. Prendre en compte les feedbacks des participants

Une fois votre événement terminé, pensez à recueillir les retours de vos invités, qu’ils soient positifs ou négatifs. Pour cela, vous avez le choix entre plusieurs actions :

Pour des avis immédiats : à la fin de l’événement, mettez à disposition des questionnaires imprimés que vos invités pourront remplir et déposer dans une boîte dédiée avant leur départ
Pour des avis spontanés : quelques jours après l’événement, appelez vos clients pour échanger avec eux et leur poser vos questions de satisfaction. Ils répondront de manière instinctive avec les éléments les plus marquants selon eux
Pour des avis préparés : envoyez un e-mail à tous vos participants en y insérant un lien vers un questionnaire en ligne. Ils auront plus de temps pour y réfléchir et vous soumettront sans doute des réponses plus construites et complètes. Notre astuce : profitez de cet e-mail pour les remercier et leur envoyer quelques clichés des moments forts de votre événement ou de votre team building

Une fois que vos données recueillies seront assez nombreuses pour être significatives, prenez le temps de les analyser et d’en faire un constat simple. En effet, vos conclusions vous permettront de souligner vos succès et d’éviter de reproduire certaines erreurs lors de vos événements futurs. Une chose est sûre, si vous prenez en compte les feedbacks, votre prochaine expérience en tant qu’organisateur sera encore meilleure !